Stakeholders managen voor het beste resultaat

Wat is het beste moment om stakeholders te betrekken bij je project?

Dit wil je niet te vroeg doen. Doe je dit wel, dan loop je het risico dat je eindigt met teveel kapiteins op het schip. Er zijn teveel mensen die de koers willen bepalen, waardoor je niet vooruit komt.

Daarom wil je dus eerst de koers bepalen voordat je deze deelt met je stakeholders. Maar je wil dit ook weer niet te laat doen, want dan loop je het risico dat ze er toch iets van vinden en je achteraf moet repareren.

Wanneer haak je ze dan wel aan?

Bepaal eerst wie je stakeholders zijn en wat je van ze verwacht. Hoeveel input en sturing kunnen (en mogen) ze geven? Dit kan per stakeholder verschillen.

Jolanda merkte dit in het schrijfproces van haar boek. Vroeg in het proces deelde zij teksten met vrienden en familie; ze mochten allemaal meelezen en feedback geven. Dat deden ze ook, allemaal vanuit hun eigen voorkeur voor stijl en schrijfwijze. Zoveel mensen, zoveel smaken. Of dat wenselijk is voor het eindresultaat? Waarschijnlijk niet.

Dit is hetzelfde bij opdrachtgevers. Van wie wil je feedback ontvangen? Welke stakeholders zijn essentieel in het proces? En van welke stakeholders kun je eventueel de feedback naast je neerleggen?

Bedenk daarbij ook dat bijvoorbeeld feedback op teksten geven een vak apart is. Natuurlijk, een opdrachtgever moet meelezen en reageren omdat hij de naam achter het eindproduct is, maar zorg dat je goed doorvraagt. Wat zien ze graag anders? Zit dat in woordkeuze? Opbouw? Of is het de inhoud? Probeer dit zo concreet mogelijk te maken. Anders loop je het risico dat je blijft hangen in voorkeuren voor stijl en teveel kapiteins op het schip hebt.

Dus, bepaal vooraf wie je stakeholders zijn en verdeel ze in categorieën van impact en invloed. Als je dit goed in beeld hebt, wordt vanzelf duidelijk wanneer je de stakeholders moet betrekken in je proces.

Succes!